Dématérialisation des factures : 5 conseils pour une gestion avancée
La dématérialisation de factures désigne le processus qui consiste à enregistrer les factures sous format numérique, et non plus en format papier. La facturation électronique est un véritable enjeu pour les entreprises actuellement. Vous voulez entamer la dématérialisation des factures ? Ces 5 conseils vous seront certainement d’une grande aide.
La dématérialisation des factures : de quoi s’agit-il ?
La dématérialisation de la facture est une démarche qui consiste à passer du support papier au support numérique. La dématérialisation des factures peut simplement se faire en enregistrant les factures sous format PDF ou image avec un scanner. Cependant, pour une dématérialisation plus efficace, il existe des logiciels plus performants qui permettent une gestion avancée des factures et de tous les documents. Ces outils permettent l’automatisation des traitements des différents documents.
En optant pour un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs, vous allez alléger grandement votre équipe. Elle va gagner du temps qui peut être consacré à d’autres tâches plus importantes. Vous allez également améliorer l’image de votre entreprise en entretenant de meilleures relations avec les fournisseurs. Comme la traçabilité et la lisibilité des factures sont assurées, vous allez pouvoir faciliter la mise en place de la Piste d’Audit fiable ou PAF.
En accélérant le processus de traitement, le logiciel de dématérialisation de facture permet également de réduire le coût du traitement des factures. Le risque d’erreur est d’ailleurs limité avec un outil de dématérialisation efficace. Tous les collaborateurs vont profiter d’une base de données centralisées, ce qui leur permettra d’y accéder où qu’ils soient et à tout moment. Un bon logiciel de dématérialisation intègre même un système d’authentification qui va sécuriser l’accès. Enfin, la dématérialisation est une démarche écologique, permettant de réduire l’impact de vos activités sur l’environnement. Ce qui améliorera votre image auprès de la clientèle et des fournisseurs.
Comment se passe la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La numérisation des factures fournisseurs peut se faire à l’aide d’un scanner. Toutefois, vous l’aurez compris, ce procédé n’est pas le plus efficace. Pour une gestion optimale de vos factures fournisseurs, les logiciels de gestion de factures sont indispensables. Ils vous permettront de recevoir vos factures fournisseurs et de les traiter de manière automatisée. La plupart des logiciels de dématérialisation de factures fournisseurs fonctionnent d’une manière similaire.
L’enregistrement des factures
Tout d’abord, le processus commence par la capture et l’enregistrement de la facture. Avec des technologies performantes comme la lecture automatique des documents et la reconnaissance optique des caractères, le logiciel de dématérialisation permet d’interpréter les factures à partir d’un support numérique ou papier. Le plus souvent, le logiciel vous donne la possibilité de connecter une plateforme fournisseur avec votre espace client qui vous permettra de récupérer les factures fournisseurs de manière automatique.
Le contrôle de conformité des factures
Il y a ensuite le contrôle de la conformité de la facture. Il s’agit d’un processus par lequel le logiciel va vérifier l’existence du fournisseur. Ce qui vous garantit un processus sans la moindre erreur.
L’imputation comptable
Il s’agit d’un procédé qui permet d’injecter les données automatiquement dans le logiciel. Ces données peuvent être rapprochées avec les autres documents (bon de commande, par exemple). Il y a ensuite le déclenchement de paiement des factures. Pour ce faire, les données sont communiquées aux responsables qui gèrent les factures pour qu’ils puissent valider les bons à payer.
L’archivage des factures
Dans cette dernière étape, les documents seront archivés sur des serveurs sécurisés pour que vous puissiez les conserver et les consulter au besoin. Bien entendu, nous vous conseillons d’opter pour des logiciels qui offrent des fonctionnalités avancées pour faciliter encore plus la gestion et le traitement des factures fournisseurs. Vous allez pouvoir avertir les fournisseurs sur leurs statuts, anticiper les factures, gérer les dépenses et les délais de paiement, etc.
Comment réussir son projet de dématérialisation des factures fournisseurs ?
Pour réussir votre projet de dématérialisation de factures fournisseurs, le choix du logiciel est crucial. Dans un premier temps, vous devez définir vos objectifs et ce que vous attendez de la dématérialisation des factures. Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions : pourquoi souhaitez-vous dématérialiser les factures fournisseurs ? Quelle la quantité de factures devez-vous gérer par mois ? Quelles sont les fonctionnalités que vous recherchez ? Vous devez ensuite identifier les fournisseurs qui pourront être intégrés dans le processus d’automatisation. Enfin, vous devez initier votre équipe dans un projet commun et l’accompagner dans le changement.
5 conseils pour la gestion avancée des factures fournisseurs
Vous envisagez d’entamer une dématérialisation des factures fournisseurs ? Ces bonnes pratiques vont vous aider à entamer une gestion avancée des factures. La dématérialisation des factures fournisseurs est en effet une démarche complexe qui nécessite une méthode précise afin d’obtenir des résultats.
Instaurez un projet global
La dématérialisation des factures fournisseurs ne peut être réussie que si vous associez la réception électronique des documents au traitement automatisé. Cette étape est importante, car la dématérialisation ne peut pas être efficace si votre boîte aux lettres est pleine.
Prenez le temps de tester les solutions par les fournisseurs
Même si certains fournisseurs vous pousseront à vous engager le plus vite possible, nous vous conseillons de prendre votre temps. Vous devez en effet bien tester les solutions afin de trouver celle qui répond le plus à vos besoins. Dans la même optique, nous vous conseillons de commencer petit à petit avant d’élargir le projet par la suite.
Choisissez une solution souple
Dans presque toutes les entreprises, le traitement et la validation des factures fournisseurs suivent un schéma classique. Toutefois, il est toujours plus avantageux et plus pratique d’opter pour des solutions souples et qui vont évoluer avec vos besoins.
Cherchez le bon prestataire
Le succès de votre projet peut dépendre de différents facteurs, mais surtout du choix du prestataire. Avant de répondre à des propositions commerciales, nous vous conseillons de faire une liste de vos besoins et objectifs. Cherchez ensuite les prestataires qui vous paraissent de confiance pour leur communiquer votre analyse. Lors de vos échanges avec le prestataire, posez-lui toutes vos questions et n’hésitez pas à lui poser des questions en ce qui concerne vos besoins. Vous devez vous assurer que le prestataire connaisse bien votre entreprise et vos besoins.
Vous devez comprendre que le choix du prestataire est crucial. Le traitement de vos factures fournisseurs en dépend. La moindre défaillance peut vous coûter très cher. Plusieurs années de collaboration avec vos fournisseurs sont ainsi en jeu. Vous pouvez vous fier aux avis clients sur le net ou simplement interroger vos contacts pour trouver un prestataire de confiance.
Accompagner vos équipes
La dématérialisation est une démarche complexe. C’est la raison pour laquelle vous devez accompagner vos équipes dans les différentes étapes de la démarche. Tout au long du processus, vous devez prendre le temps de communiquer et de rassembler les équipes pour les familiariser avec le nouvel outil de gestion des factures. En amont, vous devez les préparer en annonçant le projet. Lors de cette étape, vous devez répondre aux différentes interrogations que les collaborateurs peuvent se poser.
Vous devez préparer quelques argumentations pour expliquer le projet avant de fixer une date pour le lancement. Bien entendu, le prestataire de votre choix va certainement proposer une formation. Son expertise va permettre aux collaborateurs de se familiariser avec l’outil, ce qui leur permettra également d’adhérer facilement au projet. Au cours du déploiement du projet, l’accompagnement des équipes doit être fait constamment. Comme tout processus de dématérialisation, vous devez prévoir un accompagnement pour répondre aux questionnements que les employés peuvent se poser. Vous devez vous appuyer sur les documents conçus au début du déploiement, en concert avec le prestataire.
Dès que le projet est déployé, vous devez consulter vos collaborateurs afin de susciter leurs avis. Ces derniers vont vous renseigner sur la manière dont ils perçoivent le projet, les points à améliorer et les difficultés pour que vous puissiez effectuer l’accompagnement. C’est de cette manière que vous allez pouvoir assurer le succès de votre process de dématérialisation des factures.
La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle une obligation pour les entreprises ?
Dans le cadre d’une transaction financière, que ce soit avec un particulier, une société ou un professionnel, la facture est un document juridique obligatoire. Étant donné l’enjeu que cela représente, la facturation électronique s’impose de plus en plus en France. Depuis début 2020, la dématérialisation des factures devient obligatoire pour les entreprises qui ont pour clients l’État et les collectivités territoriales.
Même si votre entreprise ne se trouve pas dans cette catégorie, nous vous conseillons de procéder à la dématérialisation des factures fournisseurs. Tous les professionnels sont en effet encouragés à adopter la dématérialisation dans la mesure où ce processus permet de réduire considérablement la consommation de papier. De plus, elle permet d’accélérer le traitement et les paiements. Ils permettent d’archiver les enregistrements comptables facilement.
L’État encourage d’ailleurs les entreprises à fournir des factures électroniques, car ce process permet de lutter contre la fraude et de faciliter la collecte de la TVA. Avec un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, tout le monde y gagne. Cela représente un investissement rentable sur le long terme.
