Louer une salle de réunion : quelles dispositions prendre ?

Vous souhaitez emmener vos collaborateurs dans un espace de travail extérieur à votre entreprise pour vos prochaines réunions professionnelles. Cette action se fait beaucoup et elle est source de nombreux avantages. Avant de se lancer dans des recherches pour louer une salle de réunion, il est important de connaître les dispositions indispensables à prendre. Voici nos conseils à retenir pour se lancer dans la recherche de vos prochains lieux pour animer vos événements professionnels.

Faire le point sur ses besoins professionnels

La première chose à faire est de connaître ses besoins. En effet, sans une liste précise des choses indispensables à retrouver pour louer une salle de réunion, vous ne saurez pas trouver le lieu adapté. Il est donc indispensable de prendre le temps d’identifier ce qu’il vous faut pour trouver une location de salle de réunion adaptée.

Plusieurs critères doivent être analysés :

• La surface minimale à louer
• Le secteur géographique de la salle de réunion
• La durée de l’événement professionnel
• Les dates de l’événement professionnel
• Les services complémentaires indispensables à la réunion
• Le matériel à la disposition du locataire

Ces premiers points doivent être connus au moment du lancement dans vos recherches. Cette première étape vous permet d’avancer ensuite plus rapidement.

Déterminer le budget alloué pour louer une salle de réunion

En plus des critères à identifier, il faut faire un point sur le budget consacré à cette location professionnelle. Vous pouvez faire le choix de recourir ponctuellement à la location d’un espace extérieur à l’entreprise ou bien, au contraire, de prendre une location récurrente dans le même espace. De cette façon, vous pouvez vous diriger vers des lieux complètement adaptés au moment de vos recherches.

Évidemment, votre budget peut évoluer au cours d’une année ou bien en fonction de l’événement à animer. En effet, l’animation d’une réunion professionnelle quotidienne ne demande pas le même budget que l’animation d’une formation professionnelle où le nombre de participants est plus important. Dans les deux cas, il faut identifier simplement le prix à accorder à chaque location pour trouver l’espace adapté.

Communiquer clairement l’information aux participants

Vous envisagez de faire vos prochaines réunions professionnelles à un endroit extérieur à l’entreprise. L’idée séduit généralement les participants. Cependant, pour que cette délocalisation se passe dans de bonnes conditions, il est important d’anticiper toutes les questions et de faire en sorte d’y répondre clairement en communiquant efficacement en amont.

Pour cela, il faut identifier les personnes présentes lors des prochaines réunions professionnelles. Vous pouvez communiquer l’information par e-mail suffisamment à l’avance afin que ces derniers puissent facilement s’organiser pour se rendre au nouveau lieu. Certains veulent s’y rendre en transport en commun. Il faut alors qu’ils se renseignent sur les solutions disponibles. D’autres peuvent s’organiser pour faire le trajet ensemble en réalisant du covoiturage.

Dans tous les cas, il est important de permettre à chaque participant de bien s’organiser en amont en adoptant une communication claire et simple à comprendre. Prenez aussi le temps d’expliquer pour quelles raisons vous souhaitez réaliser les prochaines réunions à l’extérieur de l’entreprise et louer une salle de réunion atypique ou classique.

Connaître les formalités pour la location d’une salle de réunion

Il est aujourd’hui très facile de louer une salle de réunion de façon ponctuelle ou récurrente. Toutefois, pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il est intéressant de connaître toutes les obligations à remplir (documents justificatifs, assurance, caution).

Par exemple, prenez le temps de demander à la personne en charge de la location les documents justificatifs à remettre. Vous pouvez aussi vous renseigner s’il faut ou non déposer une caution au moment de louer une salle de réunion. Les espaces à louer exigent aussi la souscription d’une assurance pour la location comprise dans le prix de la location de la salle. Ces éléments vous permettent de bien vous organiser au moment de la prise de possession des lieux.